Nuotolinis darbas – reali būtinybė. Kaip išgyventi be trukdžių ir paversti jį įprasta praktika?

Šiuo sudėtingu metu daugelis institucijų susidūrė su nemenku iššūkiu – nuotolinis darbas, iki šiol buvęs kaip galimybė ir laisvas pasirinkimas, tapo būtina sąlyga apskritai tęsti veiklą. Visos organizacijos, jau seniau pradėję taikyti nuotolinio darbo formą, puikiai žino, kiek laiko ir pastangų tam reikėjo: ką reiškia surasti tinkamus techninius sprendimus, užtikrinti sklandžią komunikaciją, įdiegti kultūrinius pokyčius, susitarti dėl kontrolės mechanizmo, pripratinti klientus ir t. t. Vis dėlto turbūt daugeliui įstaigų šiomis dienomis visus šiuos etapus teko pereiti arba, tiksliau tariant, šuoliais perbėgti per minimaliai trumpą laiką.

Europos socialinio fondo agentūros (ESFA) darbuotojams nuotolinis darbas esant ekstremalioms sąlygoms nesukėlė sąmyšio. Prieš trejus metus bene pirmieji viešajame sektoriuje perėję prie šios darbo formos, šiandien galime lengviau atsikvėpti – tuo metu daug abejonių kėlęs sprendimas pasitvirtino.

Laikas parodė, kad nuotolinio darbo forma – tai pirmiausia galimybė organizacijai taupyti patalpų nuomos išlaidas, o darbuotojams – derinti šeimos ir darbo įsipareigojimus, lengviau įveikti augantį darbo krūvį. Dabar tai vienas iš didžiausių motyvacinių faktorių ir viena iš pagrindinių sąlygų geriems rezultatams užtikrinti – įtemptu laikotarpiu dirbdami namuose gebame labiau mobilizuoti jėgas, planuoti laiką, susikoncentruoti į rezultatą ir optimaliai naudoti turimus išteklius.

„Šį kartą iš tiesų pasidžiaugėme, kad nuotolinio darbo forma mūsų įstaigai yra jau įprasta. Taip nuolat dirba daugiau nei 30 procentų agentūros darbuotojų. Visi aprūpinti reikiama įranga bei priemonėmis ir supranta nustatytų taisyklių svarbą, todėl visi žinojome, kaip elgtis prireikus dirbti iš namų“,  – sakė Europos socialinio fondo agentūros vadovas Povilas Česonis.

Žinoma, reikia pripažinti, kad diegiant tokį reikšmingą pokytį, organizacija negali išvengti iššūkių. Labiausiai tenka dirbti su kultūriniais aspektais: stiprinti tarpusavio pasitikėjimą, didinti darbuotojų įgalinimą, keisti vadovavimo principus, neprarasti ryšio su žmonėmis, kurių nematai kiekvieną dieną.

„Suprantame, kad daugelis institucijų šiandien turi daug greičiau pereiti visą kelią, kuriam mes turėjome prabangą skirti tiek laiko, kiek reikėjo, tad norime pasidalinti savo patirtimi bei įžvalgomis, kad tie „linksmieji kalneliai“ būtų kuo lengviau įveikiami, o galiausiai taptų įprasta, didžiausią vertę organizacijai kuriančia darbo forma“, – teigia agentūros vadovas.

10 patarimų iš ESFA gyvenimo

1. Pasitikėjimas avansu. Pagrindinė taisyklė, kurią turėjome suprasti pereidami prie nuotolinio darbo. Gyvenimas parodė, kad žmonės, gavę pasitikėjimo „kreditą“, nieku gyvu nenori jo prarasti ir stengiasi daryti viską, kad jį pateisintų.

2. Vadovavimo įpročių keitimas. Kas, jei ne vadovai, turi tapti pokyčių ambasadoriais? Sumažėjus galimybei kontroliuoti savo komandą, būtent jiems tenka didžiausia atsakomybė už rezultatus. Kas belieka? Pereiti prie ugdomojo vadovavimo principų, suteikti daugiau įgaliojimų ir sprendimo laisvės, na, ir ieškoti būdų, kaip neprarasti ryšio su savo žmonėmis net ir dirbant per atstumą.

3. Gerai valdoma komunikacija. Kai neturime galimybės skubiai susitikti ir pasitarti rūpimais klausimais, kai negalime tiesiog šūktelėti kolegai, jog atsiųstų reikiamą dokumentą, kai informaciją žmonės gauna iš įvairių šaltinių ir nebūtinai tokią pačią, svarbiausias vaidmuo tenka komunikacijai. Taigi pirmasis „pratimas“ perėjus prie nuotolinio darbo – susitarti, kaip komunikuosime. Kaip dažnai, kaip plačiai, kaip užtikrinsime būtinų gavėjų sąrašą, kaip kursime vienodą praktiką, kaip greitai reaguosime į žinutes, kaip nuotoliniu būdu organizuosime susirinkimus, pasitarimus ir t. t. Aiškios komunikacijos taisyklės yra patikimiausia prevencinė priemonė siekiant išvengti klaidų, informacinio triukšmo ir nereikalingų diskusijų ar net konfliktų.

4. Bendri organizacijos tikslai – svarbiausi. Tai turėtume kiekviena proga pabrėžti savo darbuotojams. Tyrimai ir patirtis rodo, kad nutolę nuo organizacijos fiziškai, darbuotojai tolsta ir nuo bendrų organizacijos tikslų: tiesiog atlieka savo kasdienes funkcijas ir ilgainiui vis mažiau jas sieja su įstaigos strategija. Todėl būtina sąmoningai tai priminti, kuo dažniau apie tai kalbėti bendrose diskusijose.

5. Puoselėti komandinę dvasią. Net jeigu su visais komandos nariais neturite galimybės susitikti dažnai, tą galima padaryti ir nuotoliniu būdu. Žinoma, reikia šiek tiek daugiau kūrybiškumo. Trumpi rytiniai prisijungimai prie Skype aptariant dienos aktualijas ir nuotaikas, dalijimasis neformalia informacija, gimtadienių siurprizai, dienos klausimo ar temos rubrika ir daugelis kitų būdų yra tinkami. Svarbiausia – jausti, kuo gyvena jūsų žmonės.

6. Išlaikyti įprastą ritmą. Tyrimai rodo, kad darbuotojams dirbant nuotoliniu būdu ilgainiui labai sunku išlaikyti balansą tarp darbo ir laisvo laiko. Todėl svarbi rekomendacija yra nekeisti įprastos darbo rutinos. Atsikėlę ryte galime nusiprausti, tvarkingai apsirengti ir, išgėrę arbatos ar kavos, imtis pavestų užduočių. Žinoma, darbo pertraukėlės ir pietų pertrauka galioja ir dirbant namuose. Juk tai, kad dirbame nuotoliniu būdu, nėra priežastis dirbti visą parą.

7. Susitarti dėl taisyklių. Praėjus pirmajam susižavėjimui šia patrauklia darbo forma, organizacijoje ima kilti tam tikrų klausimų apie tai, kas galima ir priimtina, o kas – ne. Ar eidamas su vaiku į lauką ir trumpam atsitraukdamas nuo kompiuterio turiu informuoti vadovą ir kolegas? Per kiek laiko privalau perskambinti praleidęs skambutį? Per kiek laiko turiu atsakyti į gautą laišką? Ar galiu pats nuspręsti, kada sportuoti, o kada dirbti? Jeigu iš tiesų susergu ir blogai jaučiuosi, ar mane pavaduos kiti kolegos, net jeigu ir galiu dirbti iš namų? Tokie ir daugelis kitų klausimų kyla tik tuomet, kai susiduriame su realybe, todėl susitarimai neišvengiami.

8. „Pasimatuoti pulsą“. Dirbant nuotoliniu būdu yra pakankamai lengva praleisti kažką svarbaus. Kaip jaučiasi darbuotojai, ar mūsų pokyčius jaučia klientai, su kokiais sunkumais susiduria organizacijos nariai, kokius trukdžius reikia pašalinti, kad darbas taptų dar sklandesnis – to galime nesužinoti (arba sužinoti per vėlai), jeigu kartkartėmis nestabtelėsime ir nepaklausime pačių žmonių. Vidinės apklausos, trumpos diskusijos komandose, blic savaitės klausimas – visi grįžtamojo ryšio gavimo būdai yra tinkami, reikalingi ir tikrai padeda šalinti nenumatytas kliūtis!

9. Skirti laiko planavimui ir rezultatų aptarimui. Dirbdami drauge daug lengviau pasiskirstome užduotimis, aptariame svarbiausias ir jaučiame, kaip mums sekasi siekti sutartų rezultatų. Norėdami tai padaryti per nuotolį, turime tam rasti būdų: tiek darbuotojai, tiek vadovai turi skirti laiko ir susitarti, kas yra šios dienos, šios savaitės, šio mėnesio rezultatas, kaip dažnai ir kokiu būdu aptarsime veiklos pažangą, kaip fiksuosime sunkumus ir teiksime grįžtamąjį ryšį. Kitaip tariant – kaip blaškomi skirtingų jūrų vandenų jausime bendrą vėjo kryptį.

10. Būti lankstiems. Gamtoje išlieka tie, kurie geba geriausiai prisitaikyti. Tą patį galime pasakyti ir apie organizacijas. Ypač tai akivaizdu pokyčių metu. Tik diegdami pokyčius galime suprasti, kurie sprendimai pasiteisino, kurie – ne, ką padarėme gerai, o kur dar reikia patobulėti, su kokiais iššūkiais susitvarkėme, o kurie vis dar mums nepasiekiami. Todėl buvimas įsikibus jau priimtų sprendimų, nes „taip buvome nusprendę“, nėra pats teisingiausias būdas prisitaikyti prie besikeičiančios aplinkos. Būtent laisvė keisti sprendimus, kai to reikia, gebėjimas atsisakyti istorinės atminties, greita reakcija ir lankstumas sudėtingose situacijose ieškant mažiausių blogybių – būtina sąlyga sėkmingam veiklos valdymui dirbant nuotoliniu būdu. Juk šią darbo formą visada lydės neapibrėžtumo jausmas!

Esame tikri, kad nuotolinis darbas yra mūsų ir daugelio kitų organizacijų ateitis. Jis naudingas ne tik darbuotojams: toks privalumas gali padėti pritraukti talentingų specialistų ar išlaikyti geriausius. Tokiu būdu galime greičiau sureaguoti į klientų poreikius, sutaupyti daug brangaus laiko kasdienėms funkcijoms atlikti, galiausiai – sutaupyti lėšų.  Ir nors apie nuotolinį darbą yra įvairių nuomonių, o ir tyrimai pateikia dviprasmišką vaizdą, be šios patirties, vargu ar įmanoma pasitikrinti organizacijos brandą, vertybes ir konkurencingumą.